Payoff

Fiere

EXPO.Blox è la Soluzione “cloud” per la gestione a 360° di un evento Fieristico. EXPO.Blox è un software unico nel panorama europeo ed è stato adottato da Fiera Milano Spa ed Expo 2015.

expoblox

La soluzione è in uso sin dal 2005 a supporto di manifestazioni di larga scala. EXPO.Blox è adatto a gestire manifestazioni Multi-Evento senza limiti nel numero di Quartieri / Padiglioni/Stand.

EXPO.Blox è un unico programma, ma viene proposto anche a Moduli in base alle esigenze del cliente; inoltre per una precisa scelta di PayOff è abitualmente fornito con importanti personalizzazioni al fine di servire in maniera puntuale le diversificate esigenze e i diversi modelli organizzativi degli Organizzatori.

EXPO.Blox fornisce funzioni fortemente specialistiche dei Moduli CRM.BLOX .

EXPO.Blox è integrato con la soluzione MICE.BLOX di gestione Eventi7Conferenze e con la soluzione BEE.BLOX per la gestione dell’informativa utile e delle visite guidate via APP , TOTEM o WEB .

I Moduli

I Moduli software che costituiscono la soluzione EXPO.Blox sono di seguito descritti mediante l’elenco delle principali funzioni applicative che forniscono.

Fornisce funzioni di Custom Relashionship Management e di Sales Force Automation, utili per una gestione efficace e proattiva dei Contatti e del processo (commerciale)  Lead->Prospect->Customer.

crm

Meccanismi di ricerca mediante tag e/o mediante il “motore di ricerca” permettono di reperire i dati anagrafici di un cliente, i nominativi dei referenti di una azienda ed eseguirvi operazioni automatizzate di comunicazione (tramite e-mail server, fax server, telefonata a base IP, social communication via twitter e facebook); il document management & workflow system permette di generare documenti (inviti, news, offerte, contratti…) e inviarli in automatico con un processo predefinito, utilizzando i canali di comunicazione menzionati.

Con le funzioni di Sales Force Automation i funzionari commerciali impegnano meno tempo a ricercare informazioni, documenti e dati amministrativi e possono focalizzarsi sulle attività di promozione dei contatti e della vendita. Nella dashboard del funzionario commerciale appaiano i task (attività) a lui assegnati, funzioni di scadenziario, tasti di avvio di procedure cablate (workflow based) e tasti per avviare attività destrutturate o discrezionali (e-mail, fax, telefonata, social communication).

Il Venditore ha tutte le informazioni sulla “punta delle dita” e può comunicare e inviare documenti senza alzarsi dalla scrivania e senza dover ricercare tra le directory o i faldoni in archivio la documentazione di cui necessita.

Le funzioni CRM e SFA consentono di operare anche in team. La categorizzazione dei Contatti è multilivello.

Tutte le funzioni CRM e SFA sono disponibili al funzionario commerciale anche sul dispositivo mobile (iPad).

Le funzioni di “business fannel” consentono, alla Direzione, il monitoraggio in tempo reale dell’andamento del business, della produttività delle azioni in atto e i ritorni delle attività di mailing, newsletter e call-center: sono disponibili report parametrici e grafici a video.

Più in dettaglio il Modulo comprende:

  • funzioni di estrazione e visura di liste di prospect/espositori e/o di prenotazioni selezionabili con svariati filtri anche in sequenza quali: evento, padiglione, nazione, espositore, tipo stand, posizione, superficie, stato prenotazione, prezzo…;
  • funzioni per la gestione del processo “invito-richiesta di prenotazione Stand – invio offerta – ricezione adesione – fatturazione Stand e servizi accessori “; il processo è composto da un certo numero di punti di lavorazione cui sono assegnati classi di operatori ; è personalizzabile tramite uno strumento di workflow management system;
  • funzioni di visura sugli stand ancora non prenotati, prenotati e non confermati, lo stato degli stand di tipo “isola” o degli “pre-allestiti”…;
  • Liste filtrabili dei documenti afferenti alle pratiche di prenotazione e assegnazione Stand; compreso le fatture distinte per stato, emesse in parte o completamente, saldate parzialmente o completamente … .
Tutte le funzioni di CRM e SFA sono integrate con la Soluzione MICE.Blox oppure con il Modulo Conference.Blox per la gestione di Eventi oppure di Conferenze, Workshop, Riunioni.

È il Modulo specifico per la gestione di Conferenze, Meeting e Riunioni. Fornisce funzioni di visura sulle Agende condivise delle persone coinvolte e su Quadri Sinottici grafici che rappresentano, in tempo reale, la disponibilità delle sale, delle attrezzature e dei servizi ausiliari (hostess, traduttori, autisti …).

Le principali funzioni comprendono la:

  • prenotazione di slot temporali delle sale-attrezzature e servizi accessori;
  • gestione agende relatori;
  • assegnazione tramite Quadro Sinottico grafico delle attrezzature;
  • gestione accoglienza, intesa come prenotazione alberghi, trasporti, trasporti multi-tratta/multi-tipo, servizi di accompagnamento e assistenza;
  • gestione delle iniziative business a latere dell’evento (tavole rotonde, punti di contatto, incontri faccia a faccia…) ed iniziative sociali (gite / visite turistiche…);
  • E-commerce per la vendita di prodotti/servizi legati all’evento.

Consente ai Funzionari Commerciali e/o agli espositori di visionare in tempo reale la disponibilità degli spazi e, se abilitati, di effettuare in autonomia dal WEB la prenotazione e l’acquisto di uno stand e dei servizi accessori.

Gli Spazi espositivi possono essere prenotati dall’ Organizzatore oppure direttamente dagli Espositori via WEB. In entrambi i casi è possibile operare in modo visuale tramite un editor 3D che riproduce a video le Mappe delle Spazi Espositivi; un click su un Padiglione visualizza gli spazi disponibili; definita o selezionata con il mouse un’area, si può immediatamente istanziare una domanda di prenotazione cui segue in automatico un processo di generazione offerta e contratto ; successive modifiche ai dati inseriti, cancellazioni o l’inserimento di una nuova prenotazione sono tutte operazioni possibili, in tempo reale, con storicizzazione di ogni stato del processo e documento emesso. L’utente della procedura può vedere i nomi degli espositori sugli stand già prenotati e il prezzo di listino dello stand in prenotazione. Sono disponibili filtri parametrici per implementare diversificate policy di gestione privacy e mascheramento di dati “commerciali/sensibili”. La procedura di prenotazione -> offertazione -> contratto -> fatturazione di uno Stand è composta da un certo numero di punti di lavorazione, personalizzabili tramite uno strumento di Workflow Management System.

La trasmissione dei documenti amministrativi (es. Domanda di partecipazione, Regolamento, Informativa sulla privacy…) può essere completamente automatizzata; la modellizzazione tramite workflow rende possibile adattare il software all’Organizzazione e mantenere gli iter e la prassi in uso .

Booking.blox produce documenti precompilati in base ai dati delle Schede Contatti e ai dati forniti dall’espositore in fase di prenotazione. I documenti sono generati in formato elettronico e possono essere trasmessi dal software in maniera totalmente automatica via e-mail, fax o posta ordinaria . Un codice a barre univoco è inserito nel corpo di ogni documento ai fini di un successivo riconoscimento automatico; l’operatore dell’amministrazione legge con la pistola laser il codice a barre di un documento cartaceo ricevuto e ciò richiama in automatico l’intero dossier documentale afferente alla pratica.

Il potente editor grafico vettoriale permette di caricare la planimetria del quartiere fieristico e di definire i padiglioni utilizzabili. Successivamente, sulle planimetrie, è possibile disegnare le Aree Espositive e definire gli Stand (superfici degli stand); le aree possono essere caricate anche in automatico esportandole da un sistema CAD; è disponibile un’interfaccia bidirezionale da e verso AUTOCAD.

Alle Aree sono associabili dei prezzi calcolati in automatico dal software in base alla superficie, alla tipologia dello spazio (fronte, testa, isola etc.) ed altri parametri personalizzabili.

Il software può gestire la maggiorazione dei prezzi dopo una certa data o variazioni in corso di allestimento.

L’editor fornisce anche un Configuratore di Stand 3D con rendering : è così possibile configurare un allestimento, inserire oggetti valutando gli spazi e visualizzare la “preview” ; una volta definiti i componenti dello Stand, è completamente automatico l’avvio del processo di generazione offerta, generazione contratto, acquisto dello Stand e dei Servizi accessori , in modalità tradizionale oppure via WEB.

L’Amministrazione (back office) può effettuare ordini di Stand e Servizi accessori su input di un espositore che non desidera operare via WEB. Il funzionario commerciale può operare in mobilità ad esempio con un dispositivo iPAd direttamente dal cliente.

Sia l’Espositore che l’Amministrazione hanno sotto controllo lo stato degli ordini degli Stand e/o dei servizi accessori tramite funzioni di visura in tempo reale.

Le fatture vengono generate in formato pdf e possono essere rese subito accessibili per il download all’Espositore. Con EXPO.Blox è possibile creare anche Note di Credito e/o Fatture Integrative automatiche. EXPO.Blox può gestire gli incassi e generare fatture puntuali di saldo.

EXPO.Blox prevede, per i documenti del Ciclo Attivo, l’esportazione verso un qualsiasi sistema gestionale- contabile (ERP).

Al momento prestabilito è possibile generare in automatico  il o i Cataloghi dell’Evento. Gli Espositori possono fornire i dati da inserire nel Catalogo via WEB in completa autonomia. La scadenza può essere comunicata tramite newsletter e resa visibile nell’Area Riservata (vedi Personal.blox). Dei Moduli (Form) consentono agli espositori di velocizzare l’inserimento via WEB dei dati che compariranno nel Catalogo e l’inserimento dei Brand rappresentati e dei codici merceologici per la creazione degli indici. Booking.blox produce il Catalogo elettronico e quindi il flusso dati necessario alla stampa tipografica del Catalogo.

Rebooking: una sofisticata funzione ripropone in automatico e in forma massiva agli Espositori dell’anno precedente un’Offerta e una Domanda  di Partecipazione pre-compilata , allineata alle preferenze dell’anno precedente.

Booking.Blox è utilizzato anche per la prenotazione e vendita di spazi pubblicitari e aree parcheggio.

E’ un’area WEB riservata al singolo espositore generata dinamicamente e in automatico dal software EXPO.Blox.

È creata in automatico dal software per ogni nuovo Cliente; accedendo all’Area Riservata, un Cliente, se abilitato, in modalità self ed in tempo reale può visionare la documentazione che ha ricevuto o che ha inviato, può compilare Moduli di Iscrizione o di Richiesta, può ottenere un Preventivo, sottoscrivere Ordini, pagare con carta di credito o Bonifico bancario i prodotti e servizi che ha acquistato o le fatture che ha ricevuto; può visionare le fatture ricevute, lo stato dei suoi pagamenti , può saldare una fattura o l’estratto conto … .L’espositore è in grado di visionare in tempo reale la disponibilità di uno Stand, definirne la superficie e quindi passare alla prenotazione o, se abilitato, all’acquisto via WEB.

L’Area ha anche funzioni di business contact area per promuovere l’interazioni tra gli operatori e i clienti anche dopo la manifestazione ; quest’ultima funzione è integrata con il Catalogo della manifestazione che è generato in automatico da ExpoBlox.

È il Modulo per pilotare un “totem” informativo; offre ai visitatori la visura della Mappa del Quartiere Fieristico, navigabile con semplici tocchi su video “touchscreen”; è possibile effettuare ricerche intuitive e trovare il percorso più breve per raggiungere gli espositori che sono ricercati per nome, case rappresentate o categoria merceologica.

Sono disponibili totem BEE.Blox basati su video touch screen a 42”, dotati di sensore di prossimità in grado di rilevare la presenza delle persone che si avvicinano; Il percorso ottimale per raggiungere uno o più stand e/o per seguire una o più conferenze è identificato da BEE.blox tramite una serie di algoritmi di intelligenza artificiale che analizzano tutte le vie possibili tra i vari stand selezionati individuando i percorsi più brevi da seguire.

In assenza di persone nelle immediate vicinanze, si attivano in automatico sul totem dei contenuti multimediali di pubblicità e/o news.

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È una applicazione per iPhone dedicata ai visitatori, scaricabile da Applestore . Gli espositori sono consultabili sul telefonino, si possono effettuare ricerche per categorie merceologiche senza dover imputare alcun dato.

L’attivazione delle funzioni I.blox non necessita di interventi da parte dell’organizzatore.

  • Streamig live degli eventi
  • Live Channel per eventi
  • Streaming on demand

 

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